Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

One-Time Recruit, onderdeel van One Group en gevestigd in Nederland, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. One-Time Recruit is een werving- en selectiebureau gespecialiseerd in executive search en senior posities.

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@onetimerecruit.nl of +31 6 17 22 61 86.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij

Afhankelijk van uw relatie met ons verwerken wij de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Kandidaten: naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, CV, werkervaring, opleidingsgegevens, referenties, gespreks- en interviewnotities, assessmentresultaten, salarisindicatie en beschikbaarheid.
• Contactpersonen van opdrachtgevers: naam, functie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, en gegevens over de organisatie en de vacature.
• Websitebezoekers: gegevens die u zelf invult via het contactformulier (naam, e-mailadres, bedrijf, telefoonnummer, bericht) en beperkte technische gegevens die nodig zijn om de website goed te laten werken.

Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheids- of geloofsgegevens), tenzij u die zelf uitdrukkelijk en op eigen initiatief verstrekt.

3. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende grondslagen uit de AVG:

• Het uitvoeren van werving- en selectie- en executive-searchopdrachten, waaronder het matchen, voorstellen en begeleiden van kandidaten (uitvoering van een overeenkomst c.q. gerechtvaardigd belang).
• Het onderhouden van contact met kandidaten en het opnemen van kandidaten in onze talentpool voor toekomstige, passende posities (toestemming).
• Het onderhouden van de relatie met opdrachtgevers en het uitbrengen van offertes (uitvoering van een overeenkomst).
• Het beantwoorden van vragen die via het contactformulier of per e-mail of telefoon worden gesteld (gerechtvaardigd belang).
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale bewaarplichten (wettelijke verplichting).

4. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:

• Kandidaatgegevens binnen een lopende procedure: tot vier weken na afronding van de procedure.
• Kandidaatgegevens in onze talentpool: tot maximaal één jaar na het laatste contact, uitsluitend met uw toestemming. U kunt deze toestemming op ieder moment intrekken.
• Gegevens van opdrachtgevers en administratie: gedurende de looptijd van de relatie en aansluitend zolang wettelijk vereist (fiscale bewaarplicht: zeven jaar).
• Contactformuliergegevens zonder vervolg: maximaal zes maanden.

5. Delen met derden en verwerkers

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij delen persoonsgegevens uitsluitend voor zover dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening:

• Met opdrachtgevers: uw profiel en CV worden alleen met een opdrachtgever gedeeld nadat dit met u is besproken.
• Met verwerkers die ons ondersteunen, zoals de leverancier van ons recruitmentsysteem (ATS), e-mail- en hostingdiensten en planningstools. Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten.
• Met assessmentbureaus of referenten, uitsluitend in overleg met u.
• Met autoriteiten wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Persoonsgegevens worden in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Indien verwerking buiten de EER plaatsvindt, gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen zoals door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeautoriseerde toegang. Denk aan versleutelde verbindingen (TLS), toegangsbeheer op basis van rollen en het beperken van toegang tot gegevens tot medewerkers die deze voor hun werk nodig hebben.

7. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage in de gegevens die wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Recht op verwijdering ('recht op vergetelheid').
• Recht op beperking van de verwerking.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit).
• Recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om een eenmaal gegeven toestemming op ieder moment in te trekken.

U kunt deze rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar info@onetimerecruit.nl. Wij reageren binnen vier weken. Bent u niet tevreden over de afhandeling, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

8. Cookies

Onze website gebruikt uitsluitend functionele en beperkte analytische cookies die nodig zijn om de website goed te laten werken en het gebruik ervan te begrijpen. Voor deze cookies is geen voorafgaande toestemming vereist. Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening of in wet- en regelgeving. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Laatst bijgewerkt: juli 2026.